O QUE VOCÊ NÃO DEVE FAZER EM UMA ASSOCIAÇÃO!

Caso você faça ou pretenda fazer parte da administração de uma associação, saiba que por ela ser uma entidade sem fins lucrativos, existem alguns cuidados a serem tomados.

Mas, antes de chegarmos nesse ponto, é importante você se lembrar de dividir bem o seu tempo e dedicar a atenção necessária à associação a qual você faz parte.

Sim… nós sabemos o quão complicado é operar de forma voluntária e investir seu tempo em um projeto assim. No entanto, também sabemos que o retorno, embora não financeiro, é altíssimo!

A administração de uma associação vai muito além de ocupar um cargo. A responsabilidade atribuída às pessoas que ocupam estes cargos implica em planejamento, organização e, principalmente, uma boa gestão do caixa financeiro.

Pode-se dizer que o último ponto da linha acima seja o principal entre eles, mas claramente dependente dos pontos anteriores. E você deve estar dizendo a si mesmo que isso é uma coisa óbvia e que nenhuma empresa se mantém sem dinheiro.

Pois bem, chegamos ao assunto do primeiro parágrafo deste artigo e já devo te adiantar para o restante da leitura: PREZE PELOS MÍNIMOS DETALHES DA ADMINISTRAÇÃO.

Uma associação, acima de tudo, necessita ser financeiramente bem organizada para não acabar em quadros irreversíveis. A boa administração se inicia nos pequenos detalhes que fazem toda diferença, como controlar os gastos e entradas da entidade.

Quando este processo se torna um hábito, pode-se dizer que o seu processo de controle financeiro ganhou maturidade, e as organizações do terceiro setor carecem disso.

A boa saúde financeira da associação é quem vai tornar possível a execução de novas iniciativas e projetos, chances de parcerias e sustentabilidade do negócio.

Mas até agora, eu te disse em poucas palavras o que você deveria fazer, certo? E onde o título que diz “o que você não deve fazer em uma associação! ” Se encaixa?  

O foco principal deste artigo é te alertar sobre os riscos da má administração de uma associação, principalmente em seus aspectos financeiros.

Não adiantar fazer tudo de qualquer jeito, imaginando que a “união faz a força”. Como dito no início, a dedicação em uma associação é apenas de meio período, se esta vem acompanhada de falhas no processo, na gestão, no controle financeiro e da contabilidade, acabará impactando diretamente no desenvolvimento da instituição.

Associações sem fins lucrativos desfrutam de isenção tributária e, para que essa isenção não seja perdida, elas devem atender alguns requisitos. Dentre eles, destaca-se:

a) aplicar integralmente seus recursos na manutenção e desenvolvimento dos seus objetivos sociais;  

b) manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades que assegurem a respectiva exatidão;

Portanto, toda a análise de cada processo institucional, seja ele financeiro ou administrativo, deve ser documentada. Essa ideia deve ser implementada desde a constituição da associação. Isso fará com que você e todos os outros envolvidos no processo entendam a importância e passem a colaborar para que o mesmo seja mantido.

Se você ainda não tem isso como claro em sua cabeça, está na hora adotar essa prática. Garanto a você que terá uma melhor visualização do que ocorre internamente e consequentemente poderá pautar a tomada de decisão de uma forma mais segura e otimizar os recursos disponíveis da associação.

Lembrete: Só não deixe de adotar essas práticas.

Não se engane em pensar que por ser uma associação e contar com diversos associados, tudo está em perfeito modo. A má administração começa através de rupturas básicas até atingir os grandes níveis.

Caso essa avalanche comece a apresentar indícios, não seja negligente, você pode estar colocando a esperança de várias pessoas em risco.

Além deste, existem os riscos da perda de isenção dos tributos, de iniciativas, projetos, parcerias e demais almejos, que irão por água abaixo. Esta é toda a carga de consequência advinda de uma má administração.

Por tudo isso, reforçaremos mais uma vez. Faça o necessário. Faça o que tiver que ser feito. Não comprometa toda a estrutura da associação pelos deslizes de uma administração.

⚠️ E, se ainda assim, você se sentir perdido diante de tudo o que leu até agora, não hesite em buscar uma assessoria. O primeiro passo foi o de te alertar, o segundo pode ser o de fazer a associação alavancar!

Escrito por:

Pablo Gomes – Trainee

Jean Carlos Borges – Sócio / Coordenador do Departamento Consultivo – OAB/MG 147.402

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